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文书素材整理，如何从零开始呢？

2023/01/05/周四 09:09

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全年龄段文书写作启德顾问全国

又是一年申请季，有人即将文书定稿，有人却还在苦苦整理文书素材。在众多申请材料中，大家都知道文书的重要性，但这也是让很多同学挠头犯难的点。

面对素材三大件——简历素材表、推荐信素材表和个人陈述素材表，大家往往会陷入“我是谁？我做了什么？我为什么要写这个？”的迷茫之中。那么，究竟如何从零开始整理文书素材，筛选自己的经历并把最有含金量的经历以最合适的方式呈现出来？今天就给大家提供一些实用的方法和建议。

素材整理：从简历开始，循序渐进

面对内容较为繁杂，且填写工作量较大的整套素材表时，很多同学往往不知从何下手。在这里我们建议给为同学首先将注意力集中在简历素材表的填写上，原因有三：

第一，和求职类似，校方在审核申请的过程中都是先通过浏览简历来大致了解申请者的基本情况并做粗略的筛选。因此，一篇排版清晰，重点突出的简历对于提升我们的申请竞争力非常重要，也是值得我们去额外花一点打磨修改的。

第二，相比于内容和篇幅要求较多的推荐信和个人陈述，简历是文书材料中相对有较大自由度体现我们所有相关经历的一个部分。因此，通过简历素材的补充，我们也可以更好地认识自己，并找出含金量较高的经历以及与申请专业/学校相契合的亮点。

第三，作为素材表中相对“简单”的一个，我们补充简历素材的工作量也是相对比较小的，而这种先易后难，循序渐进的方式也可以帮助广大的“拖延症患者”们先一步一步地把申请准备进行起来。

这样，通过简历素材表的准备，不仅我们可以用最短的时间把自己的所有相关经历整理出清晰的脉络，还可以在自己的思考或者与文案老师的讨论的过程中，发现经历的闪光点，或者曾经被自己忽略的细节，在后续的推荐信和个人陈述的写作中更加有的放矢。

素材筛选：理工商科有不同

在确定了素材表的填写顺序之后，我们要解决的第二个问题就是哪些经历应该被放在文书中以及优先度如何？在这里我们以常见的理工科申请和商科申请为例给大家提供一些筛选素材优先度的提议。

1. 理工科

对于申请理工科专业的同学，学术/科研方面的经历无疑是非常重要的。这些经历按照含金量排序，大致可以分为以下几类：

国际级（如跟随国外院校教授完成的研究项目；国际级别的专业相关竞赛；国际级别的期刊论文等）
国家级（国家级实验室的科研/助研经历；国家级的相关竞赛；国家级的期刊论文等）
校级（跟随本校教授完成的科研项目；校级的相关竞赛；校级的创新/创业研究项目等）
课程项目（实践课的期末项目；期中/期末时老师布置的独立小论文；小组合作完成的研究项目等）

看到这里，很多同学可能会有疑问：课程项目也可以算科研吗？我有必要写在素材中吗？实际上，大多数本科学生接触这类核心科研的机会都非常有限，而科研经历也只是众多能力展示形式当中的一个。学校真正想要看到的是学生在一段学术经历中体现出的相关知识/技能掌握的扎实程度，以及在这个过程中展现出的解决困难的能力、统筹协调的能力或者领导力等其他软实力。因此，如果确实缺乏国家级或者国际级的相关科研经历，补充自己在学校和课堂上完成的一些成绩出色的小项目是完全可以的。

2. 商科

而对于申请商科的同学，素材的侧重点就要有所变化了。一位科研能力出色的同学即使缺乏实习经历，也可以申请理工科的顶尖名校，但如果一位申请商科的同学在实习和活动方面缺少亮点，他/她的申请竞争力可能就要打一点折扣了。因此，在商科申请的素材准备中，除了学术方面的相关准备，我们还需要着重提供实习和课外活动的经历并根据含金量进行排序。

对于实习经历，接触核心业务的实习含金量往往更高。例如同样是时长两个月的实习，一个是在证券投行部协助证券承销工作，而另一个是在银行网点担任大堂经理助理。显然前者的含金量相对更高，因此在整理素材的时候，也需要提供更多关于前者的细节。

而对于活动经历，则要重点补充我们在其中贡献较多，影响也较多的经历。商科申请非常看重学生的综合素质，尤其是领导力和与人沟通解决问题的能力。相比作为一个纯粹的参与者跟随整个活动，我们作为活动的发起者或者组织者，通过自己的努力推动了整个活动顺利完成的过程显然是会更受到招生官青睐的。

素材细节：STAR原则与“go beyond experience”

解决了素材表的填写顺序和素材选择的优先度，我们终于到了真正下笔补充素材的时候。然而在这个时候，文案老师往往会碰到学生信心满满地反馈了一份素材，打开一看：

而同学们却又往往很奇怪：我都按照要求去写素材了呀？为什么还要我补？想要解决这个问题，我们还需要从简历以及个人陈述的作用说起。

前面提到，简历一般是招生官首先看到的文书材料，而每篇简历最开始在招生官手中停留的时间一般只有半分钟到一分钟。因此，我们必须要在最短的时间内让阅读者清楚自己都做了什么，取得了哪些成绩。同时，在审核申请的过程中，往往是研究生的admission office和学院共同参与，而admission office并不一定都是本专业的老师，也就是说，有可能你简历的第一个阅读者并不是本专业的人士，虽然工作经验可能让他对于你做的东西略知皮毛，但是不会非常清楚。这个时候，如果一篇毫无重点，不知所云的简历落在他的手中，那么结果也就可想而知了。

要解决这个问题，我们可以在补充简历素材的过程中引入一个简单的概念——“STAR”原则，分别代表：Situation（情景）、Task（任务）、Action（行动）和Result（结果）。我们依旧以上面的经历为例子，按照STAR原则进行拆分：

Situation（情景）：这是一个课程项目/学校的创新项目，指导老师是XXX
Task（任务）：项目的任务是设计一个XXX机构，或者解决一个XX问题
Action（行动）：过程中使用了哪些工具/算法/软件/技能，提供详细直观的名称和数据，这样阅读者一眼就能看出你掌握哪些知识和技能，以及工作量如何。
Result（结果）：提供一些可以量化的结果，比如项目的分数，指导老师的反馈或者其他奖项。

按照这个思路进行补充之后，我们就可以得到下面的素材：

这样素材的细致度就可以支持我们完成简历了。

相比简历，个人陈述的素材准备则要更加细节一些，往往也要挑选一到两个比较有代表性的经历着重去表现自己的学术/工作准备，同时在个人陈述中体现为什么申请本专业，为什么申请本学校以及自己未来的职业规划。由于每个人的行文习惯和写作偏好，个人陈述基本没有固定的格式，这点在学校的申请要求中也会有提及。例如Cornell的admission committee 就表示：

不过，在这里我们也希望可以纠正部分同学的一个误区，即认为个人陈述是简历等文书的简单延伸，是一个详细化的简历。这里，我引用耶鲁公共卫生学院的回答作为参考：

可以看出，因为学校在审核申请时会综合考察所有的材料，所以我们并不需要机械地重复其他文书中已有的材料，而是要通过个人陈述中的经历，去体现自己学习到的技能，取得的收获，关于专业和自己未来的新方向甚至是失败经历给自己的教训，也就是答案中提到的“go beyond these experiences”听起来似乎有点玄乎，不过只要我们多多思考，配合文案老师积极讨论，最终一定可以找到适合自己的重点，完成一篇满足学校要求，又突出自己个性的个人陈述。

以上就是给接下来将要开始的申请的同学们一些关于文书素材整理的建议。而对于一些“早起鸟同学”我也强烈建议大家趁早就开始文书素材的整理工作。原因也很简单：大家都记得自己昨天吃了什么，但是可能很少有人记得自己一年前今天吃过什么……如果可以做到每个月或者每学期定期整理自己的经历并记录下来，不仅可以节省大量时间，避免申请前再绞尽脑汁去回忆，还可以通过定期的回顾看到自己的进步和不足，为接下来的努力找到更好的方向。

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